Главная

Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Передача справ до архіву установи


289. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника.

290. Передача справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.

291. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

292. Приймання - передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву установи за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві установи.

294. Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв'язані належним чином.

295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

 

Додаток 1 до Інструкції (пункт 18)

 

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

Додаток 2 до Інструкції (пункт 20)

 

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

(місце для назви виду документа)

___________________ Київ N ____________________

 

 

Додаток 3 до Інструкції (пункт 20)

 

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ УКРДЕРЖАРХІВ вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77, факс 277-36-55 E-mail: mail@archives.gov.ua Web: http:// www.archives.gov.ua Код ЄДРПОУ 37552598 __________________ N ________________ На N __________ від ____________________  


Додаток 4 до Інструкції (пункт 20)

 

УКРДЕРЖАРХІВ УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА (УНДІАСД)

 

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, тел./факс: (044) 275-53-82, тел. 277-13-74
E-mail: undiasd@archives.gov.ua Код ЄДРПОУ 22992594

__________ N ____________ На N ___________ від _____________

 
 

 

 

Додаток 5 до Інструкції (пункт 20)

 

 

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ДКУД _________

 

НАКАЗ

___________________ Київ N __________________

 

 

Додаток 6 до Інструкції (пункт 39)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

 

Додаток 7 до Інструкції (пункт 73)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

 

Додаток 8 до Інструкції (пункт 138)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

N Прізвище, ініціали Місце роботи та посада Місце відрядження Дата і номер наказу (розпорядження) Дата вибуття у відрядження Дата прибуття з відрядження

 

 

Додаток 9 до Інструкції (пункт 147)

 

ЗВІТ*
про обсяг документообігу

за ___ ____________ 20__ р.

Документи Кількість документів
оригінали копії усього
Вхідні      
Вихідні      
Внутрішні      
Усього      

 

Керівник служби діловодства __________ (підпис) _______________________________ (ініціали (ініціал імені) прізвище)
___ ____________ 20__ р.

 

____________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

 

Додаток 10 до Інструкції (пункт 160)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

____________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).

 

Додаток 11 до Інструкції (пункт 170)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

Дата надходження та індекс документа Кореспондент, дата та індекс одержаного документа Короткий зміст Резолюція або відповідальний виконавець Підпис особи, яка отримала документ Відмітка про виконання документа

 

____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

Додаток 12 до Інструкції (пункт 170)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених установою*

Дата та індекс документа Кореспондент Короткий зміст Відмітка про виконання документа

 

____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

Додаток 13 до Інструкції (пункт 173)

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

Зворотний бік

 

Додаток 14 до Інструкції (пункт 173)

 

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Реквізити Пояснення до заповнення
Назва виду документа заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент) під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)
Індекс документа індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходження дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа
Індекс індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
Строки виконання проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконання короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 

 

Додаток 15 до Інструкції (пункт 191)

 

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

 

Додаток 16 до Інструкції (пункт 209)

 

ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю, станом на ____________ 20__ р.

N Найменування та індекс структурних підрозділів Документи на контролі
усього надійшло за попередній місяць з них
виконано виконуються у строк продовжено строк виконання прострочено

 

Найменування посади керівника служби діловодства ____________ (підпис) ____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

____________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.

 

Додаток 17 до Інструкції (пункт 210)

 

ПЕРЕЛІК*

документів, не виконаних _______________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (найменування та індекс структурного підрозділу) в установлений строк станом на ___ ____________ 20__ р.**

 

N Найменування установи, що надіслала документ, номер і дата документа Короткий зміст Строк виконання Прізвище і посада виконавця Причини невиконання в установлений строк Стан виконання Очікувана дата виконання

 

____________ * У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами. ** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.

 

 

Додаток 18 до Інструкції (пункт 231)

 

 

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________ N ____________

На __________ рік

____________________________________________________________________________
(назва розділу)

Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка

 

Найменування посади керівника структурного підрозділу __________ (підпис) _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертної комісії* структурного підрозділу Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) установи
___ ____________ 20__ р. N _____ ___________ (підпис) __________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
  ___ ____________ 20__ р. N _____

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі

За строками зберігання Разом У тому числі
таких, що переходять з відміткою "ЕПК"
Постійного      
Тривалого (понад 10 років)      
Тимчасового (до 10 років включно)      
Усього      

 

Найменування посади особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі __________ (підпис) _____________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей __________ (підпис) _____________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

____________
* У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу

 

Додаток 19 до Інструкції (пункт 231)

 

Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ _________ (підпис) ____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) М. П.
__________ N ___________ ___ ____________ 20__ р.
На __________ рік  

 

Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка

 

____________________________________________________________________________________
(назва розділу*)

Найменування посади керівника служби діловодства ______________ (підпис) ____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи

СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії установи ________ N ________   ПОГОДЖЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву ________ N ________

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі

За строками зберігання Разом У тому числі
таких, що переходять з відміткою "ЕПК"
Постійного      
Тривалого (понад 10 років)      
Тимчасового (до 10 років включно)      
Усього      

 

Керівник служби діловодства ____________ (підпис) _______________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

Підсумкові відомості передано в архів установи

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей ______________ (підпис) ________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

____________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

 

Додаток 20 до Інструкції (пункт 263)

 

 

Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи
АКТ ___________ __________________________________ (підпис) (ініціали, (ініціал імені) прізвище) М. П.
__________ N ____________ ___ ____________ 20__ р.
_____________________________________ (місце складення)  
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду  

 

На підставі _________________________________________________________________________ (назва і вихідні дані _____________________________________________________________________________________ переліку документів із зазначенням строків їх зберігання _____________________________________________________________________________________ або типової (примірної) номенклатури справ) відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _____________________ (найменування фонду)

 

N Заголовок справи або груповий заголовок справ Дата справи або останні дати справ Номери описів (номенклатур) за рік (роки) Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка

 

Разом ________________________________________________________ справ за ___________ роки (цифрами і словами)

 

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів ____________ (підпис) _______________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву Протокол засідання експертної комісії установи
____________ N _______ ___________ N ________

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією ________________________________________ (найменування державного архіву) (протокол від ___ ____________ 20__ р. N ___________) Документи в кількості __________________________________________________________ справ (цифрами і словами) вагою _______________________________ кілограмів здано в ________________________________ (найменування установи) на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ N ___ або знищено шляхом спалення.

 

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи _____________ (підпис) ________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

 

Додаток 21 до Інструкції (пункт 268)

 

___________________________________________________________________________________ (найменування установи) ____________________________________________________________________________________ (найменування структурного підрозділу)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника структурного підрозділу
________ (підпис) __________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.

 

 

ОПИС N _________

_________________________________________________________________
(назва розділу)

N Індекс справи (тому, частини) Заголовок справи (тому, частини) Крайні дати справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* Примітка

 

У цей опис включено _____________________________ справ з N __________ по (цифрами і словами) N _____, у тому числі: літерні номери ___________________ пропущені номери ________________

 

Найменування посади укладача опису ___________ (підпис) _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

ПОГОДЖЕНО Керівник служби діловодства ___________ _____________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище) СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу __________ N __________  
 
___ ____________ 20__ р.    

 

Передав ______________________________________________________________________ справ (цифрами і словами) та _________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*** (цифрами і словами)

 

Найменування посади працівника структурного підрозділу ______________ (підпис) _____________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

Прийняв _____________________________________________________________________ справ (цифрами і словами) та ___________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів. (цифрами і словами)

 

Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) установи ______________ (підпис) ____________________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.    

 

____________ * Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання. ** За наявності експертної комісії структурного підрозділу. *** Передаються разом із справами служби діловодства.

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242

 

ПЕРЕЛІК
постанов Кабінету Міністрів України, що втратили чинність

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 1997 р., число 43, с. 50).

2. Пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2001 р. N 1577 (Офіційний вісник України, 2001 р., N 48, ст. 2141).

3. Пункт 12 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2003 р. N 1106 (Офіційний вісник України, 2003 р., N 30, ст. 1546).

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. N 1173 "Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,



Последнее изменение этой страницы: 2016-06-08

headinsider.info. Все права принадлежат авторам данных материалов.