Главная

Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Понятие о документации систем менеджмента


Наличие в организации утвержденной документации системы менеджмента придает системе официальный статус. Результативность системы менеджмента во многом зависит от того, насколько она документирована.

Документация помогает обеспечить:

- соответствие установленным требованиям;

- подготовку персонала;

- воспроизводимость процессов (видов деятельности) системы менеджмента;

- анализ и оценку функционирования системы менеджмента.

«Разработка документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность» (ГОСТ ISO 9000, п. 2.7.1).

Ключевым понятием документации системы менеджмента является документ. Согласно ГОСТ ISO 9000,документ это информация и соответствующий носитель. При этом под информацией понимаются значимые данные, т. е. данные, обладающие способностью сохранять свою ценность (необходимость, полезность) для пользователя в течение определенного времени.

Носителем информации в системе менеджмента служит материал, на котором записана информация и который обеспечивает ее сохранение и воспроизводство. Носитель может быть бумажным, магнитной лентой, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией, шаблоном образца и др.

Решение о «написании» процедуры принимается соответствующими руководителями организации с учетом:

- необходимости обеспечения последовательности осуществления процесса (вида деятельности) в системе менеджмента;

- более доступного для понимания (обучения) исполнителей на местах;

- последствий неправильного воспроизведения деятельности при отсутствии документа;

- необходимости регламентировать выполнение требований международных стандартов.

В документации систем менеджмента различают два рода документов:

- документы, которые регламентируют выполнение процессов и деятельности в системе менеджмента и составляют организационно-нормативную основу системы (Процедуры, Инструкции, Методики, Руководство по системе менеджмента и др.).

- документы, содержащие свидетельства осуществления деятельности в системе менеджмента и достигнутых при этом результатов. Этот род документов, представляющих фактологию функционирования системы, именуютзаписями.


1.3.2 Виды документов

В системах менеджмента разрабатываются следующие основные виды документов:

- политика в области качества — общие намерения и направления деятельности организации в области менеджмента качества официально выраженные высшим руководством. Политика организации в области качества создает основу для установления целей организации;
- цели организации в области качествато, чего добиваются или к чему стремятся в области менеджмента качества;

- руководство по качеству документ, содержащий область применения системы менеджмента, обоснование исключений из нее и описание взаимодействия процессов и видов деятельности системы менеджмента. Руководство по качеству выступает в роли обобщающего документа системы и служит справочным материалом при поддержании системы в рабочем состоянии и ее улучшении;

- процедура документ, устанавливающий способ выполнения определенной деятельности или процесса в системе менеджмента;

- рабочая инструкциядетальное описание того, как исполнять и регистрировать задание;

- записи (зарегистрированные данные)документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в системе менеджмента;

- данные факты и сведения о состоянии конкретного объекта, используемые для принятия решений. Данные становятся документами после того, как они фиксируются в формах (протоколах, актах, журналах, справках, отчетах, бланках, контрольных картах и др.), фотографиях, аудио- и видеозаписях.

В документацию системы менеджмента наряду с указанными видами могут включаться: паспорта и схемы (алгоритмы) процессов системы менеджмента, инструкции, методики, планы качества, спецификации, чертежи, положения о подразделениях, программы обучения.

 

1.3.3. Общие требования к документам системы менеджмента
К общим требованиям систем менеджмента относятся:

- документ должен быть адекватным (правильно отражающим) требованиям стандарта ГОСТ ISO 9001, рекомендациям стандартов ГОСТ Р 9004, ГОСТ Р ИСО 19011, если организация принимает эти рекомендации в своей системе менеджмента, и содержать только значимую для их пользователей информацию;

- документ должен быть актуальным, т. е. значимым для настоящего момента времени, для чего в нем своевременно должны отражаться изменения международных стандартов, законодательных, регламентирующих и иных нормативных документов, а также изменения условий менеджмента организации;

- документ должен содержать только практически выполнимые требования. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа;

- документ должен быть адресным, т. е. в нем должен быть определен состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или отдельных его положений является обязательным;

- документ должен быть изложен в понятной для всех его пользователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие;

- документ должен быть идентифицирован, т. е. иметь соответствующее наименование, условное обозначение (код), позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менеджмента для обеспечения его поиска и применения;

- степень детализации и подробности изложения документа должны отвечать цели его разработки и здравому смыслу.

 



Последнее изменение этой страницы: 2016-06-09

headinsider.info. Все права принадлежат авторам данных материалов.