По поручению Международного Олимпийского Комитета (далее – МОК) Оргкомитет должен провести серию Мероприятий Операционной Готовности (далее - МОГ) с ответственными исполнителями программы «Зритель» от Администрации Краснодарского Края, которая является основной составляющей проекта «Полные трибуны».
Для успешной подготовки проекта «Полные трибуны», Оргкомитет направил в Администрацию Краснодарского края письмо (ИС-29692 от 06 декабря 2013) с просьбой назначить ответственных исполнителей за программу и принять участие в ближайшем МОГ, которое состоится 18 декабря 2013 года в 12:00 в офисе Оргкомитета в Сочи, по адресу: г.Сочи, Адлерский район, Триумфальный проезд, д.1. На данном МОГ планируется отработать совместные действия Оргкомитета и ответственных исполнителей Программы «Зритель» от Краснодарского Края.
Для наиболее эффективного проведения первого МОГ, Оргкомитет просит ответственных исполнителей Программы «Зритель» принять участие в совместной разработке Операционного плана Программы «Зритель» и назначить ответственного за разработку данного плана со стороны Краснодарского Края.
− Транспортное обеспечение участников программы «Зритель» и участников «мобильной группы»
− Заблаговременное обеспечение каждого участника данной программы «Паспортом болельщика» (Карты регистрации) – до момента получения билетов на соревнования
− Состав участников программы «Зритель» (не более 20% детей в возрасте до 14 лет от участников основной группы)
− Формирование публичной позиции и коммуникационных правил по программе «Зритель»
Приложение 1. Операционный план Программы «Зритель»
| Функция / Орган управления
| Меры реагирования
| Срок
| Длительность
| Открытые вопросы
| Ссылки / Комментарии
|
| 1.1
| ОРГКОМИТЕТ
| ПРОВОДИТрасчет необходимого количества сессию и согласуют с Ответственными Исполнителями программы от Краснодарского Края
| к 5 февраля 2014
| -
|
| Сочи 2014 периодически обновляет данные исходя из прогноза/статистики продаж и предоставляет данные Администрации Краснодарского Края Следующее обновление намечено на середину-конец декабря
|
| 1.2
| ОРГКОМИТЕТ
| КООРДИНИРУЕТпечать прогнозного количества билетов для использования участниками программы «Зритель»
| Декабрь 2013 - январь 2014
| -
|
|
|
| 1.3
| ОРГКОМИТЕТ
| НАПРАВЛЯЕТ ЗАПРОСответственному исполнителю программы "Зритель" в администрацию Краснодарского Края о необходимости привлечения участников Специальной региональной программы ("Зритель") с указанием объекта, сессии и кол-ва участников
| к 20:00 день х-2
| 15 мин
| Установить ответственное лицо Варианты формы запроса - e-mail, служебная записка, IMS
| За 2 дня до соревнования Оргкомитет и Краснодарский Край подтверждают базовое (минимальное) количество привлекаемых участников программы «Зритель».
|
| 1.4
| ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ПОДТВЕРЖДАЕТОргкомитету возможность привлечения участников Специальной региональной программы ("Зритель") на каждую из сессий с указанием точного количества участников в ФНД "Деятельность Города-организатора" (Оргкомитет)
| к 20:30 день х-2
| 30 мин
| Установить ответственное лицо Варианты формы запроса - e-mail, звонок
| Администрацией Края заранее определены группы, исходя из запрашиваемого кол-ва он подтверждает участие соответствующим старшим групп
|
| 1.5
| ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ПОЛУЧАЕТ БИЛЕТЫдля участников Специальной региональной программы ("Зритель")
| до 14:00 - ? день х-1
| -
| Определить ответственных за получение билетов
| Время получения билетов – до 14:00
Билеты будут передаваться в Административный центр откуда их будут забиратьдля последующего распределения между старшими групп (группы ~по 40 чел) Старшие раздают билеты группы по 40 чел - в администрации центр где будут собираться ответственные за группы которые получают билеты
|
| 1.6
| ОРГКОМИТЕТ
| ПРОВОДИТ ОЦЕНКУ фактических продаж билетов на данный момент В случае необходимости НАПРАВЛЯЕТ ЗАПРОС Ответственным исполнителям Специальной региональной программы "Зритель" о привлечении дополнительных участников программы «Зритель»
| к 18:00 день x-1
| -
| Способ взаимодействия – звонок (опционально – е-mail при наличии возможности оперативного доступа к почте)
| К 18:00 накануне соревнования Оргкомитет и Краснодарский Край подтверждают дополнительное количество привлекаемых участников программы «Зритель», если это возможно
|
| 1.7
| ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ПОДТВЕРЖДАЕТ возможность привлечения дополнительного количества участников программы «Зритель»)
| день x-1
|
| Подтверждение в течении не более чем 2-х часов
| Администрацией Края заранее оценивает возможность привлечь группы программы "Зритель", которые не были подтверждены на этот день
|
| 1.8
| ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ИНФОРМИРУЕТ Старших групп дополнительного привлечения (сессии следующего дня)
| день x-1
|
| Способ взаимодействия – звонок (опционально – е-mail при наличии возможности оперативного доступа к почте)
|
|
| 1.9
| ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ПОЛУЧАЕТ БИЛЕТЫ(дополнительное привлечение) для участников Специальной региональной программы ("Зритель") в Главном Билетном Центре (Сочи) или кассах объекта
| в день соревнования
| -
| определить удобный способ получения и время получения билетов. Предположительно - в ГБЦ в Сочи или в кассах объектов
|
|
| 1.10
| СТАРШИЕ ГРУПП
| РАСПРЕДЕЛЯЕТбилеты между участниками программы
| день соревнования
|
| Получение билетов: в зависимости от бесплатного проезда на транспорте с билетом Либо точка сбора своей группы Либо ответственный направляется в олимпийский парк и там раздает билеты непосредственно перед входом
|
|
| 1.11
| ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ОБЕСПЕЧИВАЮТсвоевременное прибытие участников программы к периметру объекта
| за 30 мин до начала соревнования
|
|
| При возникновении нештатных ситуаций по дороге на объект старшие группы информируют ответственного исполнителя Специальной Региональной Программы, а он - Оргкомитет
|
| 1.12
| КОМАНДА ОРГКОМИТЕТА НА ОБЪЕКТЕ
| ВСТРЕЧАЕТучастников Специальной Региональной программы СООБЩАЕТ старшему группы конкретный сектор для заполнения ОБЕСПЕЧИВАЕТ проход и рассадку участников сценария на трибунах
| по мере прибытия
| -
|
| ЕСЛИ ВО ВРЕМЯ СОРЕВНОВАНИЯ ПРИХОДИТ ЗРИТЕЛЬ С БИЛЕТОМ НА ЭТО МЕСТО, УЧАСТНИК ПРОГРАММЫ БУДЕТ ПЕРЕСАЖЕН НА ДРУГОЕ МЕСТО
|
| 1.13
| КОМАНДА ОРГКОМИТЕТА НА ОБЪЕКТЕ
| ОБЕСПЕЧИВАЮТ выход участников программы с территории объекта
| не позднее чем 1 ч после окончания соревнования
| 1 ч
|
|
|
| Функция / Орган управления
| Меры реагирования
| Срок
| Длительность
| Открытые вопросы
| Ссылки / Комментарии
|
| 2.1
| ОРГКОМИТЕТ
| ФОРМИРУЮТ расчет необходимого количества участников «Мобильной группы» программы на каждую сессию
| к 5 февраля 2014
| -
|
| Сочи 2014 периодически обновляет данные исходя из прогноза/статистики продаж и предоставляет данные Администрации Краснодарского Края Следующее обновление намечено на середину-конец декабря
|
| 2.2
| ОРГКОМИТЕТ
| НАПРАВЛЯЕТ ЗАПРОС О ПРИВЛЕЧЕНИИответственному исполнителю Программы «Зритель» необходимое количество "Мобильной группы" по кластерам
| до 12:00 день х-1
| 10 мин
| Установить ответственное лицо (на кластер) Варианты формы запроса - e-mail, служебная записка, IMS
|
|
| 2.3
| ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ПОДТВЕРЖДАЕТ возможность привлечения участников мобильной группы на следующий день
| до 14:00 день х-1
| 30 мин
| Установить ответственное лицо Варианты формы запроса - e-mail, звонок
|
|
| 2.5
| ОРГКОМИТЕТ
| ВЗАИМОДЕЙСТВУЕТ с координаторами "мобильной группы" и КООРДИНИРУЕТ передачу билетов в Олимпийский парк для "мобильной группы" и заполнение актов приемки-передачи
| 16:00 - 20:00 день x-1
| -
| ОРГКОМИТЕТУ проработать вопрос передачи билетов о Олимпийский парк ЗАРАНЕЕ (например раз в 5 дней)
|
|
| 2.6
| ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ
| ОБЕСПЕЧИВАЮТ своевременное прибытие участников программы к местам сбора
| за 30 мин до начала первого соревнования в кластере
|
| Администрации Краснодарского Края проработать, как прибывает мобильная группа в кластер - сразу целиком, к определенной сессии, или "утренняя" и "вечерняя"
|
|
| 2.7
| ОРГКОМИТЕТ
| КОНТРОЛИРУЕТ прибытие "мобильной группы" и размещения в местах ожидания (Life Site)
| за 30 мин до начала первого соревнования в кластере
| -
| Как и кем осуществляется контроль, что группа прибыла в полном составе
|
|
| 2.8
| ОРГКОМИТЕТ
| ИНФОРМИРУЕТКоординатора "мобильной группы" данного кластера о необходимости привлечения конкретного числа участников с указанием объекта и сессии
| через 10 мин после начала соревноватия
| 5 мин
| |
|
| 2.9
| КООРДИНТАОР МОБИЛЬНОЙ ГРУППЫ КЛАСТЕРА
| ИНФОРМИРУЕТ Страшего группы, который собирает группу и направляется ко входу на объект
| через 15 мин после начала соревноватия
| 5 мин
| |
|
| 2.10
| КОМАНДА ОРГКОМИТЕТА НА ОБЪЕКТЕ
| ПЕРЕДАЕТ билеты координатору "мобильной группы" и ИНФОРМИРУЕТо конкретных трибунах, которые необходимо экстренно заполнить
| через 25 мин после начала соревнования
| 10 мин
| |
|
| 2.11
| КОМАНДА ОРГКОМИТЕТА НА ОБЪЕКТЕ
| ОБЕСПЕЧИВАЮТ проход и рассадку участников мобильной группы на трибунах
| через 35 мин после начала соревнования
| 10 мин
| | ЕСЛИ ВО ВРЕМЯ СОРЕВНОВАНИЯ ПРИХОДИТ ЗРИТЕЛЬ С БИЛЕТОМ НА ЭТО МЕСТО, УЧАСТНИК ПРОГРАММЫ БУДЕТ ПЕРЕСАЖЕН НА ДРУГОЕ МЕСТО ИЛИ ВЫНУЖДЕН БУДЕТ ПОКИНУТЬ ОБЪЕКТ
|